SPECTRA · ZASADY I BEZPIECZEŃSTWO
Polityka prywatności
Wyjaśniamy, jakie dane są potrzebne do kontaktu i nauki jazdy, jak działają cookies oraz jak korzystać ze swoich praw.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest SPECTRA SKY sp. z o.o., ul. Gdańska 136, Łódź, NIP 7272864190, REGON 523700528, prowadząca Auto Szkołę SPECTRA i serwis autoszkolaspectra.pl. W sprawach prywatności napisz na biuro@autoszkolaspectra.pl albo skontaktuj się z biurem: 517 207 555 (Centrum) lub 516 615 473 (Radogoszcz).
Polityka obejmuje korzystanie ze strony, zapytania, obsługę zapisów, panel kursanta i harmonogram jazd. Informacje o szczególnych procesach, np. wymaganej prawem weryfikacji personelu, mogą być przekazywane odrębnie osobom, których dotyczą.
2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy
| Cel i dane | Podstawa prawna RODO |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie: wybrany e-mail albo telefon i treść wiadomości; imię jest opcjonalne. Zwykły formularz nie zbiera PESEL, PKK ani adresu zamieszkania. | Art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie; przy innych pytaniach art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji. |
| Zapis, umowa, organizacja kursu i panel: dane identyfikacyjne i kontaktowe, ustalenia dotyczące kursu, login, terminy jazd i informacje niezbędne do realizacji szkolenia. | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy; dane opiekuna lub reprezentanta także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f — prawidłowa obsługa i kontakt. |
| Dokumentacja szkolenia, rozliczenia i obowiązki publicznoprawne: dane wymagane przepisami o kierujących pojazdami oraz dokumentami księgowymi. | Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny. Szczególne kategorie danych, jeżeli są wymagane, wyłącznie na odpowiedniej podstawie art. 9 RODO i przepisów szczególnych; nie zbieramy ich przez ogólny formularz. |
| Bezpieczeństwo strony i kont, wykrywanie nadużyć: adres IP, czas zdarzenia, informacje techniczne o przeglądarce, logowaniach i błędach. | Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes ochrony serwisu i danych. |
| Reklamacje oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń: dane umowy, korespondencja i dokumentacja istotna dla sprawy. | Art. 6 ust. 1 lit. c w zakresie obowiązków prawnych oraz lit. f — ochrona praw Szkoły i uczestników. |
| Statystyka i pomiar reklam, jeżeli wyrazisz zgodę: identyfikatory przeglądarki lub reklamy, informacje o wizycie i zdarzeniach na stronie. | Art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda; zgoda na niekonieczne cookies zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej. |
Podanie danych kontaktowych jest dobrowolne, lecz bez wybranego sposobu kontaktu możemy nie odpowiedzieć na zapytanie. Dane wymagane do zawarcia umowy, utworzenia konta i prowadzenia dokumentacji są konieczne do wykonania tych czynności. Niepodanie danych wymaganych prawem może uniemożliwić udział w szkoleniu.
3. Panel kursanta i organizacja szkolenia
Szkolenie obsługujemy przy użyciu WordPressa, AppSheet, arkuszy Google, dokumentów i plików PDF w Google Drive oraz Google Calendar. Konto kursanta zawiera dane niezbędne do rozpoznania użytkownika i pokazania przypisanych jazd. Wspólny kalendarz biura nie jest udostępniany publicznie. Jeżeli zauważysz cudze lub nieprawidłowe terminy, zgłoś to biuru.
Nowy panel biura w Google Cloud pozostaje w przygotowaniu i testach na fikcyjnych rekordach. Nie przeniesiono do niego rzeczywistych kart kursantów. Przed rozpoczęciem takiego przetwarzania zaktualizujemy informację o tym procesie. Samo szyfrowanie nowej bazy nie oznacza zaszyfrowania wcześniejszych arkuszy, wiadomości i plików.
Nowe zaproszenie do konta zawiera jednorazowy link ustawienia hasła, a nie hasło wysyłane zwykłym e-mailem. Wiadomości o koncie i kursie są organizacyjne. Nie prowadzimy newslettera ani wysyłki reklamowych ofert przez e-mail, SMS lub telefon.
Dane pochodzą od kursanta lub jego opiekuna, z zapisu w biurze, dokumentacji szkolenia i harmonogramu przygotowanego przez personel. Korzystanie z teorii online Grupy IMAGE może wymagać przekazania danych potrzebnych do utworzenia dostępu. Informację o konkretnej platformie i odbiorcy przekazujemy przy przydzielaniu tej usługi; nowa automatyzacja nie jest uruchomiona.
4. Dostawcy i odbiorcy danych
- Hostido — hosting strony i obsługa infrastruktury związanej z jej utrzymaniem.
- Google — AppSheet, Sheets, Drive, Calendar i narzędzia obsługi kont oraz szkolenia; Google Ads i mapy po właściwym wyborze. Nowy Google Cloud jest obecnie używany do testów z fikcyjnymi kartami.
- Upoważniony personel Szkoły, dostawcy obsługi informatycznej i księgowej — w zakresie niezbędnym do ich zadań.
- Bank obsługujący przelew i rozliczenia — w zakresie wykonania płatności. PayU nie jest obecnie używane do przyjmowania nowych wpłat; jego metody w sklepie są wyłączone. Dane wcześniejszych rozliczeń, jeżeli występują, podlegają obowiązkom dokumentacyjnym. Przed uruchomieniem nowej płatności internetowej wskażemy konkretnego operatora i informację o przetwarzaniu danych.
- Organy publiczne, ubezpieczyciele, sądy lub uprawnieni doradcy — jeżeli wynika to z obowiązku prawnego lub jest niezbędne do wyjaśnienia zdarzenia i ochrony praw.
Podmioty działające na nasze zlecenie powinny przetwarzać wyłącznie dane konieczne do usługi; gdy działają jako podmioty przetwarzające, wymagana jest umowa zgodna z art. 28 RODO. Zakres umowy należy ustalić oddzielnie dla każdej usługi — umowa Google Cloud nie obejmuje automatycznie poczty, Drive ani AppSheet. Niektóre podmioty, np. operator płatności, przetwarzają dane również jako odrębni administratorzy.
5. Korzystanie z usług międzynarodowych
Usługi Google mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Podstawa transferu zależy od konkretnej usługi i odbiorcy: może nią być obowiązująca decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, a gdy nie ma zastosowania — standardowe klauzule umowne i wymagane dodatkowe zabezpieczenia.
Informacje o zabezpieczeniach stosowanych w danej usłudze i możliwości uzyskania ich kopii można otrzymać, kontaktując się z nami. Informacje Google: Polityka prywatności oraz ramy prawne przekazywania danych.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania — przez czas obsługi sprawy, a następnie tylko w zakresie uzasadnionym wykazaniem ustaleń lub ochroną konkretnego roszczenia. Nie zapisujemy kontaktów z tego formularza do marketingu.
- Książkę ewidencji osób szkolonych przechowuje się 10 lat od ostatniego wpisu. Karty przeprowadzonych zajęć i kopie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia przechowuje się 24 miesiące od ostatniego wpisu, z wykonaniem obowiązku uzupełnienia ewidencji przed zniszczeniem, zgodnie z § 18 rozporządzenia szkoleniowego.
- Dokumenty księgowe i podatkowe — przez właściwe okresy ustawowe. Co do zasady dokumenty księgowe podlegają okresom pięcioletnim według art. 74 ustawy o rachunkowości, a dokumentacja podatkowa do upływu przedawnienia, zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Rodzaj dokumentu, postępowanie i zawieszenie lub przerwanie przedawnienia mogą zmienić obliczenie.
- Umowy i dowody istotne dla roszczeń — do upływu właściwego dla danego roszczenia terminu, z uwzględnieniem toczącego się postępowania. Nie stosujemy jednego okresu do wszystkich rodzajów dokumentacji.
- Konto i terminarz — przez czas świadczenia usługi oraz niezbędnej obsługi jej zakończenia. Zamknięcie konta nie usuwa automatycznie wymaganej dokumentacji OSK.
- Logi, kopie bezpieczeństwa i dokumentacja incydentów — w zakresie koniecznym dla bezpieczeństwa, odtworzenia i wyjaśnienia zdarzenia. Wygaszanie kopii jest odrębne od usunięcia danych w systemie aktywnym.
- Dane na podstawie zgody — do jej cofnięcia lub wcześniejszego zakończenia celu; dowód zgody i jej cofnięcia może być zachowany w niezbędnym zakresie.
W sprawie konkretnego dokumentu wyjaśnimy jego kategorię, termin lub kryteria. Usunięcie danych nie może naruszać obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji wymaganej prawem.
8. Monitoring i nagrywanie
SPECTRA nie prowadzi monitoringu w biurach ani rejestracji obrazu lub dźwięku kamerami w pojazdach szkoleniowych. Kamera używana wcześniej w jednym samochodzie została usunięta.
Ewentualne materiały dotyczące wcześniejszego zdarzenia, jeżeli zostały odrębnie zabezpieczone, mogą być przechowywane tylko w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia tego zdarzenia i ochrony roszczeń, przez czas uzasadniony sprawą oraz obowiązującymi przepisami. Osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z administratorem w celu uzyskania informacji i realizacji swoich praw.
Przygotowanie zdjęć lub filmów promocyjnych wymaga odrębnego ustalenia celu i podstawy przetwarzania. Udział w kursie nie jest zgodą na publikację wizerunku.
9. Twoje prawa
- Możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania danych oraz — w granicach RODO — usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
- Masz prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy i spełnione są warunki RODO.
- Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu, ze względu na swoją szczególną sytuację; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw przysługuje w każdym czasie.
- Zgodę możesz cofnąć w dowolnym momencie, np. w panelu cookies lub przez kontakt z biurem, bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.
- Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje i sposoby kontaktu: uodo.gov.pl.
Wniosek prześlij na biuro@autoszkolaspectra.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, bez zbierania danych nadmiarowych. Co do zasady odpowiadamy w ciągu miesiąca; o uzasadnionym przedłużeniu i jego przyczynach informujemy w tym terminie.
Prawa nie są bezwzględne: np. żądanie usunięcia nie uchyla obowiązku przechowywania dokumentów wymaganych prawem. Nie podejmujemy wobec kursantów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na ich sytuację wyłącznie automatycznie w rozumieniu art. 22 RODO. Utworzenie konta i pokazanie terminów są czynnościami technicznymi.
10. Dane osób małoletnich i zgłoszenia bezpieczeństwa
Dane osoby poniżej 18 lat i jej opiekuna wykorzystujemy w zakresie potrzebnym do szkolenia, wymaganych zgód i kontaktu organizacyjnego. Nie należy publikować w serwisie danych innych kursantów ani przekazywać szczegółów krzywdzenia w publicznym komentarzu.
Zgłoszenia dotyczące ochrony małoletnich są obsługiwane według Standardów ochrony małoletnich, z ograniczeniem dostępu do osób, które muszą pomóc lub zrealizować obowiązek prawny. Informacje o przestępstwie lub zagrożeniu mogą być przekazywane właściwym organom. Nie obiecujemy poufności, która uniemożliwiałaby udzielenie dziecku ochrony.